Samarbeidsavtale mellom Polarsirkelen friluftsråd og medlemskommunene. Organisert som kommunalt oppgavefellesskap etter kommunelovens kapittel 19.

§ 1 OPPGAVEFELLESSKAPETS NAVN

Oppgavefellesskapets navn er Polarsirkelen friluftsråd, Kommunalt oppgavefellesskap, som kan forkortes Polarsirkelen Friluftsråd (KO), og er i det følgende benevnt «Friluftsrådet». Selskapet opprettes med hjemmel i kommunelovens §19.

§ 2 DELTAKERKOMMUNER

Friluftsrådet består av kommunene Hattfjelldal, Hemnes, Rana, Nesna, Lurøy og Træna. Tilslutning fra nye deltakerkommuner må godkjennes av representantskapsmøtet og kommunestyret i hver av deltakerkommunene.

Deltakere eierandel og ansvar

Deltakerkommunenes eierandel er som følger:

Rana kommune 1/6 Træna 1/6 Hemnes 1/6 Lurøy 1/6 Nesna 1/6 Hattfjelldal 1/6

Ved en eventuell endelig uttreden fordeles eierandelene på gjenværende deltakerkommuner.

Når det gjelder ansvarsdelen har eierne ubegrenset økonomisk ansvar for sin del av oppgavefellesskapets forpliktelser. Til sammen utgjør andelene oppgavefellesskapets samlede forpliktelser.

For øvrig gjelder kommuneloven § 19-2. Dette innebærer at kreditorer først må gjøre sitt krav gjeldende mot oppgavefellesskapet. Dersom kreditor ikke får dekket kravet sitt innen 14 dager regnet fra påkrav, kan kreditor kreve den enkelte deltakeren for dennes andel av forpliktelsen. En deltaker som helt eller delvis har dekket sin andel av en fordring på oppgavefellesskapet, kan straks kreve tilbake utlegget sitt fra oppgavefellesskapet.

§ 3 FORMÅL

Friluftsrådet skal i samarbeid med deltakerkommunene, andre offentlige myndigheter og

organisasjoner, fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv i den regionen deltakerkommunene

omfatter, til beste for befolkningens trivsel og helse.

Friluftsrådet skal arbeide for at flere mennesker, i alle livsfaser og med ulike fysiske

forutsetninger, benytter naturen i sunn aktivitet til alle årstider ved å legge forholdene til rette

for fysisk aktivitet – med spesielt fokus på barn og unge.

Friluftsrådet skal søke å skape en økt forståelse for friluftslivets betydning for den fysiske,

sosiale og mentale helsetilstand

Friluftsrådet skal informere om og bidra til å utvikle regionens friluftsmuligheter for en økt

utbredelse av friluftslivet generelt.

Friluftsrådet skal fungere som et kompetansesenter for friluftsliv for deltakerkommunene og

andre samarbeidsparter.

Konkrete arbeidsoppgaver og arbeidsdeling mellom friluftsrådet og deltakerkommunene

fastsettes gjennom årlige arbeidsplan som vedtas på representantskapsmøtet, eller ved styrets

beslutning i særskilte sak.

§ 4 ORGANISASJON

Friluftsrådets faste organer er representantskapet og styret. Et evt samarbeidsutvalg, se § 8

kan inngå som fast organ i organiseringen.

Det er daglig leder som står for den daglige driften. Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes

Landsforbund.

Daglig leder er ansvarlig for den daglige ledelsen av oppgavefellesskapet. Daglig leder er

underordnet representantskapet og styret, og skal følge de retningslinjene og påleggene som

representantskapet, eller styret, gir. Daglig leder skal holde styret orientert om alle forhold av

betydning for virksomheten.

Daglig leder skal administrere virksomheten og har ansvaret for at arbeidsoppgavene utføres

etter gjeldende lover, forskrifter, bestemmelser og etter de vedtak som er fattet av

representantskap og styret.

Daglig leder er representantskapet og styrets sekretær ved møter. Daglig leder har tale- og

forslagsrett i representantskapsmøter og styremøter.

Daglig leder er øvrige ansattes nærmeste overordnede og utøver daglig arbeidsgiveransvar

innenfor delegerte fullmakter.

§ 5 REPRESENTANSKAPET

Representantskapsmøtet er friluftsrådets øverste myndighet. Det avholdes ett ordinært representantskapsmøte hvert år innen utgangen av mars måned.

Møtet ledes av representantskapets leder, og kan avholdes som fjernmøte.

Representantskapsmøtet består normalt av ordføreren, eller den som det enkelte kommunestyre velger, med personlig vara.

Representantskapsmøtet er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter.

Representantenes stemmer teller likt. Ved evt stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt.

Representantskapsmøtet skal innkalles med minst 4 ukers skriftlig varsel. Saksliste skal følge innkallingen. Med unntak av endringer i samarbeidsavtalen, jf. § 9, treffes beslutninger med vanlig flertall.

Representantskapsmøtet skal behandle:

1. Godkjenning av innkalling, saksliste og utsendinger.

2. Velge ordstyrer og 2 representanter til å undertegne protokollen.

3. Styrets årsmelding som skal redegjøre for gjennomføring av fjorårets arbeidsplan og

for øvrig ivareta deltakerkommunenes krav til rapportering.

4. Regnskap med revisjonsberetning.

5. Handlingsplan

6. Budsjett, herunder årlig innskudd (kontingent), og eventuelt prosjekttilskudd eller andre

bidrag fra deltakerkommunene8.

7. Behandle innkomne saker

8. Oppnevne en styrerepresentant fra hver av eierkommunene. Dette skal være

kommunedirektøren, eller den som kommunedirektøren utpeker.

9. Velge representantskapets leder og nestleder

Oppnevning og valg gjennomføres hvert fjerde år etter kommunevalg.

§ 6 EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE

Ekstraordinært representantskapsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når representantskapsmedlemmer fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det.

Ekstraordinært representantskapsmøte skal innkalles med minst 3 ukers varsel, og det skal

framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært representantskapsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen.

Ekstraordinært representantskapsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for representantskapsmøtet.

§ 7 STYRET

Styret er ansvarlig for oppgavefelleskapets drift og organisering, for at gjeldende lover og forskrifter følges og at oppgavefelleskapet drives mest mulig kostnadseffektivt. Styret er underordnet representantskapet som har instruksjonsrett overfor styret

Styret skal behandle følgende:

1. Tilsette daglig leder

2. Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med samarbeidsavtale og årsmøtevedtak.

3. Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med samarbeidsavtale og handlingsplan

og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett.

Styret kan velge et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensa oppgaver som lønnsutvalg, utvalg for konkrete prosjekter mv.

Det skal føres protokoll fra styremøtene som sendes deltakerkommunene.

Styrets leder innkaller til styremøter etter vedtatt møteplan. Det innkalles skriftlig til møte minst 7 dager før møtedato.

Styremøter ledes av styreleder og kan avholdes som fjernmøte.

Styret kan fatte vedtak når minst fire styremedlemmer er til stede og fatter vedtak med alminnelig flertall.

Styremedlemmenes stemmer teller likt. Ved evt stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt.

Styrets leder er ansvarlig for at det føres møteprotokoll.

Den enkelte deltakerkommune dekker utgifter til eget styremedlem.

§ 8 SAMARBEIDSUTVALG

Styret kan opprette samarbeidsutvalg. Samarbeidsutvalget skal bestå av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune.

Friluftsorganisasjoner kan også tilbys plass i samarbeidsutvalget. Samarbeidsutvalget behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsutvalget kan bistå daglig leder med å forberede saker for

styret.

§ 9 ØKONOMI

Friluftsrådet er ikke et eget rettssubjekt.

Friluftsrådet utarbeider eget årsbudsjett og årsberetning. Det føres eget regnskap i samarbeid med kontorkommunen.

Friluftsrådet har ikke rett til å ta opp lån eller forplikte kommunene utover de budsjettrammer som bevilges til driften.

Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent).

Denne fastsettes av representantskapsmøtet som en årlig grunnkontingent, og en sum per innbygger i deltagerkommunene.

Kontingenten for 2023 er kr 15 000

Pr innbygger kr 23

Beløpet betales inn 01.02 hvert år.

Samtlige beløp indeksreguleres med kommunal deflator med virkning fra 1.januar hvert år.

Differansen i budsjett mellom fast tilskudd fra eierkommunene dekkes av ekstern finansiering.

Medlemskommunene må selv betale møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste og kjøregodtgjørelse for egne medlemmers møter i representantskap, styret og samarbeidsutvalg.

Vedtak om kontingent økning ut over dette må godkjennes av deltakerkommunene.

Eventuelle overskudd i driftsregnskapet kan avsettes til disposisjonsfond for drift etter styrets bestemmelser.

§ 10 ENDRINGER I SAMARBEIDSAVTALE

Endring av samarbeidsavtalen som nevnt i kommuneloven § 19-4 må vedtas av samtlige deltageres kommunestyrer, andre endringer kan gjøres på representantskapsmøte eller ekstraordinært representantskapsmøte. Endring av samarbeidsavtalen krever 2/3 flertall.

Opptak av nye deltakerkommuner etter § 2 skal godkjennes av deltakerkommunene.

§ 11 Kontorkommune

Polarsirkelen friluftsråd KOs kontorkommune er p.t. Nesna kommune. Medarbeidere i friluftsrådet skal være ansatt i kontorkommunen, og skal følge kontorkommunes retningslinjer og regelverk. Generelle personalspørsmål som omplassering, attføring og nedbemanning håndteres av kontorkommune.

Kontorkommunen fører regnskap for friluftsrådet. Regnskapet revideres iht kontorkommunens øvrige revisjonsavtaler. Kontorkommunen utfører administrative tjenester som lønn, posttjenester og it-driftsavtale. Kontorkommunen tilbyr også kontorfasiliteter til friluftsrådet.

Kontorkommunen godtgjøres årlig med kroner 50 000,-. Beløpet justeres årlig i henhold til kommunal deflator, første gang i 2024.

Representantskapet kan endre kontorsted og kontorkommune.

§ 12 UTTREDEN

Den enkelte deltakerkommune kan med skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet fra 31.12. året etter at slikt varsel er sendt. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Ut over dette har ikke kommuner som trer ut av Friluftsrådet, krav på andel av verdier.

§ 13 OPPLØSNING

Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært representantskapsmøte, og krever 2/3 flertall blant frammøtte stemmeberettiga. Ved oppløsning av Friluftsrådet oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter folketall ved sist årsskifte. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres Friluftsrådets arkiv til Friluftsrådet kontorkommune.

§ 14 TOLKNING AV SAMARBEIDSAVTALEN - VOLDGIFT

Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av samarbeidsavtalen og en ikke kommer til enighet i minnelighet, skal tvisten avgjøres av de alminnelige domstoler. Helgeland tingrett er verneting.

§ 15 IKRAFTTREDEN

Samarbeidsavtalen trer i kraft fra den 1.10.2023